|
Kvalitetsprofilen er et nyt udviklingsværktøj, som kan måle
på de bløde værdier, oplevelsen af hverdagen, holdninger
og normer. Kvalitetsprofilen kan forbedre samarbejdet ved at få problemer
eller kvaliteter, der er overset, frem i lyset. Den er økonomisk
i anskaffelse, let at forstå og anvende for de implicerede, og den
giver store muligheder for kvalitative menneskelige forbedringer i det
daglige.
Kvalitetsprofilens
væsentligste fortrin er, at den giver større accept og forståelse
i samarbejdet. Fremfor alt skaber den ikke tabere og vindere, men derimod
forståelse for, at service og samarbejde er en fælles proces,
som alle parter har et medansvar for. Resultatet kan blive større
målopfyldelse, nye udviklingspotentialer, øget tilfredshed,
færre sygedage samt mere motiverede medarbejdere og ledere.
Kvalitetsprofilen
findes til to formål:
1 |
Undersøgelse af samarbejde og trivsel
Kvalitetsmåling af samarbejde og arbejdsmiljø mellem
leder og medarbejdere i enhver type virksomhed eller institution.. |
2 |
Undersøgelse af brugertilfredshed
Kvalitetsmåling mellem leder og ansatte på offentlige
institutioner og hos private udbydere af serviceydelser |
|
Indholdet
kan skræddersyes til den enkelte døgninstitutions behov. Kvalitetsprofilen
har været anvendt bl.a. inden for hospitalsvæsenet, dag- og
døgninstitutionsområdet samt undervisningesektoren. I det
følgende kan De se, hvorledes Kvalitetsprofilen kan komme til at
fungere for Dem.
Her er princippet i Kvalitetsprofilen - Trin for trin
1
Kvalitetsprofilen består af en spørgeskemaundersøgelse
med et spørgeskema til medarbejderne og et til lederende ansatte.
Spørgsmålene er udformet som positive udsagn set fra brugerne
og de ansattes synsvinkel. Der er maksimalt otte temaer i kvalitetsmålingen,
og de kan defineres og udvælges efter behov. Det er forskelligt,
hvilke overordnede temaer undersøgelsen gælder, alt efter
om det er en bank, et sygehus, enuddannelsesinstutution eller et bilfirma.
Kvalitetsprofilens koncept og Edb-program er beregnet til brug i alle typer
virksomheder. Temaer og spørgsmål udarbejdes i samarbejd med
virksomhen og kræver 3 møder af 2,5 times varighed.
2
Kvalitetsprofilen arbejder udelukkende med positive udsagn.
Der er 60 til 75 udsagn, som er fordelt på de otte temaer. Udsagnene
belyser i deres helhed en række forhold, som er væsentlige
for samarbejde, trivsel og motivation. De udsagn, der bruges, udarbejdes
i samarbejde med afdelingen.
3
Det komplette spørgeskema med de 60 til 75 udsagn udfyldes
af begge parter i samarbejdet. Det tager ca. ½ time at udfylde spørgeskemaet.
Ud fra besvarelserne kan en lang række fakta om samarbejde, trivsel
og motivation afdækkes.
Eksempel
på spørgeskema
(Klik på billedet for forstørrelse)
1
. Forskelle mellem medarbejdernes og ledernes opfattelsen af
idealtilstanden (venstre side af skemaet) kan afdækkes. Hvis for
eksempel lederen mener, det er uvæsentligt, at medarbejderne har
indflydelse på større ændringer, mens medarbejderne
anser det for vitalt - så foreligger der et problem.
2
Forskelle mellem medarbejdernes opfattelse af idealtilstanden
(venstre side af skemaet) og daglig praksis (højre side af skemaet)
afdækkes. Oftest vil det være således, at virkeligheden
ikke lever helt op til idealerne. Har forskellene i oplevelsen nået
en vis størrelse - så foreligger der et problem.
3
Forskelle mellem ledernes opfattelse af egen indsats i den daglige
praksis (højre side af skemaet) og medarbejdernes syn på samme
udsagn afdækkes. Er der markant forskel mellem medarbejdernes od
ledernes oplevelse af den daglige praksis - så foreligger der et
problem.
Denne
specielle undersøgelsesmetode måler på forskelle og
giver mange interessante oplysninger. Selv om det er en medarbejdergruppe,
der er målegruppe i undersøgelsen, vil de lederens besvarelse
give oplysninger om eget syn på både sig selv og medarbejdergruppen.
Vi har eksempler fra en samarbejds- og trivselsundersøgelse, hvor
lederne viste sig påpå mange områder at overvurdere egen
lederindsats. Undersøgelsen fik det resultat, at lederne fik øjnene
op for deres betydning og ansvar i samarbejdet. Fokus blev flyttet fra
medarbejdergruppen til ledergruppen. Hvilket gav nye udviklingsmuligheder
for begge parter.
4
Resultatet af alle deltagernes vurderinger udkøres nu
på Edb; dels i form af udførlige tabeller til nøjere
analyse, dels i form af let forståelige søjlediagrammer, som
giver overblik over helheden.
Eksempel på søjlediagram over medarbejderbesvarelser:
(Klik på billedet for forstørrelse)
>
5
Resultaterne fra hvert enkelt tema udkøres i skemaer, og det er
nu let at overskue, hvor kvaliteten af samarbejdet er god, og hvor "skoen
trykker". Resultaterne er lette at aflæse og forstå. Sammen
med resultaterne får virksomheden en kort rapport og en gennemgang
af undersøgelsens vigtigste resultater ved et afsluttende møde.
Det er ofte en god ide, at planlægge opfølgning under en eller
anden form, som f.eks. ledersupervision, personaletræning, udviklingsseminarer
mv. Mange problemer kan løses umiddelbart, fordi det er forhold,
som man ikke har været klar over og hvor løsningen er uproblematisk.
Eksempel på resultatskema:
(Klik på billedet for forstørrelse)
6
Alt samarbejde begynder og ender med mennesker. Efter at deltagerne
har modtaget og læst undersøgelsens resultater, mødes
de nu i en efterfølgende session for at diskutere, hvordan de sammen
kan løse de problemer, der måtte være. Den gensidige
anerkendelse på de områder, hvor kvaliteten er god får
motivationen og arbejdsglæden til at stige. Grundlaget for effektive
forbedringer er tilstede her og nu, fordi der udelukkende arbejdes med
positive grundudsagn. Således er Kvalitetsprofilen et letforståeligt
og brugbart værktøj, der afdækker skjulte facetter og
muligheder og virker fremmende for samarbejdet. Undersøgelsen skaber
ingen tabere, men derimod mulighed for, at alle kan blive vindere i samarbejdets
svære proces. Kvalitetsprofilen har yderligere den fordel, at en
større gruppe kan spørges, uden det bliver særlig dyrt
eller tidskrævende for institutionen. Det giver en bedre tillid til
resultaterne, når alle bliver spurgt.
Kvalitetsprofilen kan udføres på
tre måder:
1 |
Undersøgelsen bliver i alle faser udført af konsulentfirmaet.
|
2
|
Undersøgelsen gennemføres i forbindelse med et kursusforløb.
|
3 |
Undersøgelsens koncept og Edb-program leveres på licens.
Virksomheden udfører selv undersøgelsen. |
|
Kursus i kvalitetsmåling
Bliv din egen konsulent i kvalitetsmåling
10-dages kursusforløb over 8 uger
Modul I
2 kursusdage |
Torsdag |
Principperne i Kvalitetsmåling og Kvalitetsprofilens koncept
og edb-program. Valg af undersøgelsestype. Brugertilfredsheds- eller
samarbejde og trivselsundersøgelse. |
Fredag |
Forhandling om gennemførelse af undersøgelsen med leder/medarbejder.
Håndtering af modstand og eventuelle betænkeligheder og forbehold
på undersøgelsesstedet. Hvordan formuleres spørgsmålene.
Formulering af temaer og spørgsmål. |
Opgaver |
Forhandling lokalt. (Tidsforbrug ca. 4 timer) |
|
Modul II
2 kursusdage |
Torsdag |
Fortsætte med spørgsmål og indtaste på edb.
Udskrive spørgeskema. |
Fredag |
Instruktion i gennemførelse af undersøgelsen udfyldelse
af spørgeskema mv. |
Opgaver |
Undersøgelsen gennemføres på kursusdeltagerens
arbejdsplads, eller på en institution i kommune eller amt.
(Tidsforbrug ca. 8 timer). |
|
Modul III
4 kursusdage |
Tirsdag |
Besvarelserne indtastes på edb. |
Onsdag |
Resultaterne udskrives, gennemgås og analyseres. |
Torsdag |
Rapportmanus gennemgås og rapporten skrives ind |
Fredag |
Hvordan præsenteres resultatet af undersøgelsen og rapporten?
Håndtering af modstand og positive strategier for forandring. |
Opgaver |
Resultatet og rapporten afleveres og præsenteres på et
møde evt. flere møder af kursusdeltageren. (Tidsforbrug ca.
4 timer). |
|
Modul IV
2 kursusdage |
Torsdag |
Hvordan blev resultatet og rapporten modtaget? Hvilke forhold ændres
af sig selv uden intervention? |
Fredag |
Torsdag 2 kursusdage Fredag Hvilke interventioner kan evt. komme på
tale? Efterbearbejdning og skitse til handleplaner for kursusdeltagerne
med henblik på dialog og udvikling efter kursusafslutning. |
|
Undervisningen finder sted fra kl. 9.00 - 16.00, fredag sluttes kl. 15.00
PC'er udleveres medbringes af deltagerne under kursusperioden. Kursusprisen
afhænger af antal kursusdeltager.
Desuden tilbydes kursus i Kvalitetsprofilen af 4-dages varighed samt 1
dags introduktionskursus.
Lad det komme an på et møde
Kvalitetsprofilen er let at forstå for alle parter i samme
øjeblik, undersøgelsen går i gang. Det kan være
mere kompliceret at forklare på tryk, hvorledes Kvalitetsprofilen
kan anvendes i netop Deres skole eller uddannelsesinstitution.
Derfor vil vi anbefale Dem at ringe til konsulent Bodil Birke, som har
udviklet Kvalitetsprofilen, for at aftale et orienterende møde,
hvor De kan se et eksempel på en undersøgelse samt høre
nærmere om muligheder og priser.
Konsulentfirmaet Bodil Birke drives af Konsulent Bodil Birke. Uddannet
som lærer og sygeplejerske samt efteruddannet i ledelse, samarbejde
og gruppepsykologi.
Arbejdserfaring: Folkeskolelærer og voksenunderviser, forstander
for døgninstitution i Københavns kommune, Klostermosegård
og leder af forsøgsprojekter.
Konsulentvirksomhed siden 1989 med personaletræning, lederuddannelse,
supervision, konsulentbistand ved omstruktureringsprocesser og kvalitetsundersøgelser
samt fundsraising mv.
Bodil Birke har således et bredt kendskab og erfaringsgrundlag fra
både den private - og den offentlige sektor. Der er løst opgaver
for: Undervisningsministeriets Folkeoplysningsafdeling, Den Sociale Højskole
i Odense, Københavns Kvindedaghøjskole, Christianshavns Døttreskole,
Københavns Politi, CO2, Novo Nordisk, Diakonissestiftelsen, Amtshospitalet
Nykøbing Sjælland og Sikringsanstalten, Fyns Amt Psykiatriafdeling,
Amtskommunale plejehjem i Vestsjællands Amt, Københavns Amt
og Fyns Amt, Bispebjerg Hospital, Daginstitutionsområdet Smørum
Kommune, Krisecentret Garvergården, Rose Mariehjemmene, mv.
|